Примерно так - вы оформляете сотрудника, проработавшего 3 дня? А 5 дней. А если это аудитор (был), у которого зарплата в час 500 руб.
Балансовики это выкидывают из белого учета, оплату вы сделали из своего кармана. Белые кадровики будут оформлять всё. Это отдельный участок работ.
Кадровая служба этим занимается + бухгалтер-кадровик по начислению заработной платы.